...Business Intelligence?

Business Intelligence, kurz BI, bezeichnet Prozesse und Technologien, mit denen Unternehmen ihre Geschäftsdaten sammeln, aufbereiten, analysieren und verständlich darstellen. Ziel ist es, aus verteilten Rohdaten eine verlässliche Grundlage für operative und strategische Entscheidungen zu schaffen.

BI ist dabei weder ein einzelnes Dashboard noch eine bestimmte Software. Der Begriff umfasst den vollständigen Weg von der Datenquelle bis zur fertigen Auswertung. SAP beschreibt Business Intelligence entsprechend als Prozesse und Werkzeuge, die Geschäftsdaten in verwertbare Erkenntnisse umwandeln.

Wie funktioniert Business Intelligence?

In Unternehmen entstehen Daten an vielen unterschiedlichen Stellen: Aufträge befinden sich im ERP-System, Kundeninformationen im CRM, Rechnungen in der Finanzbuchhaltung und Produktionswerte in Maschinen oder Spezialanwendungen. Hinzu kommen häufig Excel-Tabellen, Onlineshops und externe Datenquellen.

Ein BI-System führt diese Informationen zusammen. Typischerweise läuft dieser Prozess in mehreren Schritten ab:

1. Relevante Datenquellen werden angebunden.
2. Die Daten werden bereinigt und vereinheitlicht.
3. Zusammengehörige Informationen werden miteinander verknüpft.
4. Kennzahlen und Berechnungsregeln werden definiert.
5. Die Ergebnisse werden in Berichten und Dashboards dargestellt.
6. Verantwortliche leiten daraus Maßnahmen ab.

Die Datenaufbereitung erfolgt häufig über einen sogenannten ETL-Prozess. Die Abkürzung steht für „Extract, Transform, Load“, also Extrahieren, Transformieren und Laden. Bei größeren Datenmengen werden die aufbereiteten Informationen oftmals in einem Data Warehouse gespeichert. Dieses dient als zentrale, für Analysen optimierte Datenbasis.

Was ist ein BI-Dashboard?

Ein Dashboard fasst wichtige Kennzahlen auf einer übersichtlichen Oberfläche zusammen. Es kann beispielsweise Umsatz, Auftragseingang, Lagerbestand, Lieferzeiten und Marge anzeigen.

Interaktive Dashboards ermöglichen es, Daten nach Zeitraum, Standort, Produkt oder Kundengruppe zu filtern. Von einer Gesamtübersicht können Anwender häufig bis zu einzelnen Vorgängen wechseln. Diese Detailanalyse wird als "Drill-down" bezeichnet.

Ein gutes Dashboard zeigt nicht jede verfügbare Zahl, sondern konzentriert sich auf die Informationen, die für eine konkrete Entscheidung benötigt werden.

Welche Vorteile bietet BI für KMU?

Business Intelligence kann kleinen und mittleren Unternehmen helfen, Informationen schneller und einheitlicher auszuwerten. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• weniger manuelle Arbeit bei wiederkehrenden Berichten
• eine gemeinsame Datengrundlage für alle Abteilungen
• frühzeitige Erkennung von Kostensteigerungen und Abweichungen
• bessere Absatz-, Liquiditäts- und Kapazitätsplanung
• transparentere Geschäftsprozesse
• schnellere Ursachenanalyse bei Problemen

Ein produzierendes Unternehmen könnte beispielsweise erkennen, dass der Umsatz einer Produktgruppe zwar steigt, ihre Marge aufgrund höherer Materialkosten und zunehmender Nacharbeit jedoch sinkt. BI trifft daraufhin keine Entscheidung, macht den Zusammenhang aber sichtbar.

BI, Reporting und Business Analytics

Reporting beschreibt meist die standardisierte Darstellung bereits festgelegter Zahlen, beispielsweise in einem Monatsbericht.

Business Intelligence geht darüber hinaus: Daten aus verschiedenen Quellen werden verbunden und interaktiv untersucht. BI beantwortet vor allem die Fragen, was passiert ist und wodurch eine Entwicklung entstanden sein könnte.

Business Analytics wird häufig für weiterführende Prognosen und Optimierungen verwendet. Die Grenzen zwischen diesen Begriffen sind allerdings fließend und werden je nach Anbieter unterschiedlich gezogen.

Auch künstliche Intelligenz kann BI ergänzen, etwa durch automatische Zusammenfassungen, Prognosen oder die Erkennung ungewöhnlicher Entwicklungen. Solche Ergebnisse müssen dennoch fachlich geprüft werden. Unvollständige Daten oder falsch definierte Kennzahlen können auch mit KI zu falschen Schlussfolgerungen führen.

Worauf sollten Unternehmen achten?

Ein BI-Projekt sollte mit einer konkreten Geschäftsfrage beginnen und nicht mit der Auswahl eines Tools. Für KMU empfiehlt sich ein überschaubarer Einstieg mit wenigen, eindeutig definierten Kennzahlen.

Wichtig sind außerdem:

• geprüfte und aktuelle Quelldaten
• einheitliche KPI-Definitionen
• klare Verantwortung für Daten und Berichte
• dokumentierte Berechnungswege
• bedarfsgerechte Zugriffsrechte
• Schulung der späteren Anwender

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, müssen unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung und Vertraulichkeit beachtet werden. Nicht jede technisch verfügbare Information darf automatisch in ein Dashboard übernommen werden. Quelle: DSGVO, Artikel 5

Fazit

Business Intelligence verwandelt vorhandene Geschäftsdaten in verständliche und handlungsrelevante Informationen. Der Nutzen entsteht jedoch nicht durch möglichst viele Diagramme, sondern durch verlässliche Daten, sinnvoll definierte Kennzahlen und konkrete Entscheidungen. Gerade KMU können erfolgreich klein beginnen und ihre BI-Lösung anschließend schrittweise erweitern.