Vom Auftrag bis zur Rechnung: Wo Medienbrüche KMU Zeit kosten

 

Ein Kunde fragt telefonisch nach einem Angebot. Ein Mitarbeiter notiert die wichtigsten Angaben auf einem Zettel und schickt sie anschließend per E-Mail an den Vertrieb. Dort werden die Daten in eine Excel-Tabelle übertragen. Nach der Auftragserteilung landen Kundendaten und Leistungen noch einmal in einer Auftragsverwaltung. Für die Rechnung werden sie schließlich erneut in die Buchhaltungssoftware eingegeben.

Jeder einzelne Schritt erscheint zunächst nachvollziehbar. Insgesamt entsteht jedoch ein Prozess mit vielen Übergaben, Rückfragen und manuellen Eingaben. Genau an diesen Stellen verlieren Unternehmen Zeit, obwohl alle Beteiligten fleißig arbeiten.

 

Was ist eigentlich ein Medienbruch?

Von einem Medienbruch spricht man, wenn Informationen beim Wechsel zwischen verschiedenen Werkzeugen oder Formaten nicht automatisch übernommen werden können. Beschäftigte müssen sie abschreiben, kopieren, neu formatieren oder auf anderem Weg weitergeben.

Das kann beim Wechsel von Papier zu Software passieren, aber ebenso zwischen zwei digitalen Anwendungen. Wird eine Kundenadresse aus einer E-Mail zunächst in eine Tabelle und später in das Rechnungsprogramm kopiert, ist der Ablauf zwar vollständig digital. Durchgängig ist er trotzdem nicht.

Typische Medienbrüche entstehen zwischen E-Mail, Messenger, Papierformularen, Dateiablagen, Warenwirtschaft, Auftragsverwaltung und Buchhaltung. Oft haben sich diese Abläufe über Jahre entwickelt. Jeder zusätzliche Zwischenschritt hatte ursprünglich einen guten Grund. Im Gesamtbild ist jedoch ein schwer überschaubarer Prozess entstanden.

 

Die Folgen zeigen sich nicht nur in der Verwaltung

Manuelle Übertragungen benötigen Arbeitszeit und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Angaben fehlen oder falsch übernommen werden. Eine geänderte Lieferadresse landet vielleicht im E-Mail-Postfach, aber nicht im Auftragssystem. Ein vereinbarter Rabatt wird bei der Rechnung übersehen. Oder der Vertrieb weiß nicht, ob die Buchhaltung eine Anzahlung bereits verbucht hat.

Die Folgen sind Rückfragen, Korrekturen und Verzögerungen. Im ungünstigsten Fall bemerkt auch der Kunde, dass Informationen im Unternehmen nicht zuverlässig weitergegeben werden. Aus einem internen Organisationsproblem wird dann ein Problem für Service und Außenwirkung.

Nach einer Bitkom-Befragung aus dem Jahr 2025 digitalisieren Unternehmen ihre Abläufe vor allem, um Kosten zu sparen, effizienter und transparenter zu arbeiten und ihre Beschäftigten zu entlasten. Genau diese Ziele lassen sich jedoch nur erreichen, wenn Informationen nicht an jeder Abteilungsgrenze neu erfasst werden müssen.

Neue Software allein löst das Problem selten
Wer Medienbrüche beseitigen möchte, denkt schnell über ein neues ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagementsystem nach. Eine passende Software kann viel bewirken. Sie sollte aber nicht am Anfang der Überlegungen stehen.

Zunächst muss klar sein, wie ein Vorgang tatsächlich durch das Unternehmen läuft. Der offiziell beschriebene Prozess und die tägliche Praxis sind häufig zwei verschiedene Dinge. Neben den vorgesehenen Anwendungen existieren persönliche Tabellen, handschriftliche Notizen, lokale Ordner und Absprachen per Messenger.

Wird ein unübersichtlicher Ablauf einfach in eine neue Software übertragen, bleibt er meist unübersichtlich. Er sieht anschließend nur moderner aus.

 

In drei Schritten zu einem besseren Ablauf

Der erste Schritt ist eine einfache Bestandsaufnahme. Wählen Sie einen häufigen Vorgang, beispielsweise die Bearbeitung einer Kundenanfrage. Notieren Sie, welche Stationen die Informationen bis zur Rechnung durchlaufen. Wer erfasst welche Daten? Wo werden sie gespeichert? Wie oft werden sie erneut eingegeben? Und an welchen Stellen entstehen regelmäßig Rückfragen?

Im zweiten Schritt wird vereinfacht. Nicht jede bestehende Liste und jede interne Freigabe muss erhalten bleiben. Vielleicht können Daten direkt bei der ersten Erfassung vollständig aufgenommen werden. Möglicherweise reicht eine zentrale Ablage anstelle mehrerer Kopien. Auch klare Zuständigkeiten können bereits verhindern, dass Informationen parallel gepflegt werden.

Erst im dritten Schritt geht es um die technische Verbindung. Viele moderne Unternehmensanwendungen können Daten über vorhandene Schnittstellen austauschen. Rechnungsinformationen lassen sich beispielsweise aus einem bestätigten Auftrag übernehmen, während Dokumente automatisch dem passenden Kunden oder Projekt zugeordnet werden. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von den bereits eingesetzten Programmen und dem jeweiligen Prozess ab.

 

Lieber einen Prozess richtig verbessern

Die KfW beobachtet, dass viele Mittelständler zwar den digitalen Kontakt zu Kunden und Lieferanten ausbauen, grundlegende Arbeitsabläufe aber seltener neu organisieren. Gerade hier liegt erhebliches praktisches Potenzial.

KMU müssen deshalb nicht sofort das gesamte Unternehmen umbauen. Erfolgversprechender ist häufig ein klar begrenzter Anfang: ein wiederkehrender Vorgang, ein verantwortliches Team und ein messbares Ziel. Das kann eine kürzere Bearbeitungszeit, weniger doppelte Eingaben oder eine geringere Zahl notwendiger Korrekturen sein.

Ein durchgängiger Prozess fällt im Alltag kaum auf. Genau das ist seine Stärke: Informationen sind dort verfügbar, wo sie gebraucht werden, und die Beschäftigten können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.

Sie wollen Ihre Prozesse ebenfalls optimieren, damit Ihre Mitarbeiter wieder mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben haben? Wir helfen Ihnen gerne! Melden Sie sich einfach bei Ihrem Bee-IT-Team!