Passwort-Management im Unternehmen: Warum Excel keine Lösung ist

 

Passwörter nerven. Ständig ein neuer Account, ein neuer Zugang, ein neues Passwort. So viele Passwörter kann man sich doch gar nicht merken, vielleicht reichen ja auch 2-3 verschiedene Passwörter? "Passwort123", "Blume1" und "123456789" klingen doch recht sicher. Oh, und wenn ich mal krank bin? Ich speichere die Passwörter besser in einer Excel auf dem Desktop, dann können meine Kollegen die schnell finden. Den Code für den PC klebe ich am besten einfach auf den Bildschirm, damit sie sich auch einloggen können.

HALT! Das meint er doch nicht ernst?!

Unglücklicherweise beschreibt diese Geschichte einen Büro-Alltag, wie wir ihn häufig noch in Unternehmen beobachten. Offen aufgeschriebene Passwörter, am besten noch mit den Usernames/E-Mail-Adressen und Zwecken dazu. Eine ungesicherte Excel-Datei als "Passwort-Manager" und einfach zu erratene Passwörter führen immer wieder zu unschönen Situationen mit Datenschutzbeauftragten und der Geschäfts- oder Teamleitung. Passwortdiebstahl bleibt ein großes Risiko für Unternehmens-IT und -Daten.

 

Die Sache mit den Passwörtern

Ja, wir geben es zu. Passwörter, besonders wenn man viele verschiedene Accounts hat, können schnell verwirrend sein. Da lockt der Gedanke, ein einfaches Passwort wie "Waffel123!" sei ausreichend, wie der Geruch eines frischen Crêpes auf dem Weihnachtsmarkt. Doch leider sind diese einfachen Passwörter nicht sicher genug, um sensible Daten zu schützen. Grundsätzlich gilt bei Passwörtern:

• Keine Wörter
• Keine einfachen Muster
• Groß- und Kleinschreibung
• Zahlen
• Sonderzeichen!

Einen kleinen Trick, mit dem ein sichereres Passwort einfacher zu merken ist, haben wir Ihnen hier mitgebracht.

 

Der Passwort-Trick

Denken Sie sich einen Satz aus, den Sie z.B. mit dem entsprechenden Account verbinden. Wir nehmen als Beispiel einen Account für Lexware:

Mein liebstes Programm, von allen die ich kenne? Das ist natürlich Lexware! Das nutze ich seit 12 Jahren!

Nun nehmen Sie von jedem Wort den Anfangsbuchstaben (inkl. Groß- und Kleinschreibung!), die Satzzeichen und Zahlen, und schreiben sie aus:

Mein liebstes Programm, von allen, die ich kenne? Das ist natürlich Lexware! Das nutze ich seit 12 Jahren!

MlP,va,dik?DinL!Dnis12J!

Nun haben Sie ein deutlich sichereres Passwort als "Blume123", das Sie sich trotzdem gut merken und einfach rekonstruieren können.

 

Aufschreiben? Ja. Aber wo?

Zum Aufschreiben von Passwörtern eignen sich nur wenige Orte überhaupt - eine Excel-Datei zählt nicht dazu! Eine der sichersten Möglichkeiten ist ein sogenannter Passwort-Manager. Diese Passwort-Manager sind Programme, die Passwörter lokal auf einem Gerät speichern und verschlüsseln, und bieten damit den entscheidenden Vorteil: stärkere Passwörter zu vergeben wird durch einen ordentlichen Passwort-Manager viel weniger zur mentalen Hürde und erhöht so die Sicherheit der Accounts.

 

Die Vorteile eines modernen Passwort-Managers

Ein moderner Passwort-Manager bietet im besten Falle:

• verschlüsselte Speicherung aller Zugangsdaten
• automatisches Generieren sicherer Passwörter
• sichere Freigabe von Passwörtern innerhalb eines Teams
• Synchronisation zwischen verschiedenen Geräten
• Schutz vor Phishing durch automatische Erkennung von Webseiten
• Übersicht über veraltete oder mehrfach verwendete Passwörter

Besonders in Unternehmen ist das wichtig, denn sobald mehrere Personen auf gemeinsame Systeme zugreifen müssen, braucht es klare und sichere Prozesse. Eine Excel-Datei auf dem Desktop erfüllt diese Anforderungen nicht, zu groß sind die Risiken. Bei Hacking oder anderem Datenklau sind solche Dateien ein Jackpot für Hacker und ein Albtraum für Datenschützer.

 

Die Verantwortung bei Passwörtern

IT-Sicherheit ist keine Aufgabe nur für die IT-Abteilung. Jede*r Mitarbeitende trägt selbst eine große Verantwortung, mit Zugangsdaten und Passwörtern sicher umzugehen. Schon kleine Besserungen im Alltag können die gesamte IT-Sicherheit eines Unternehmens drastisch erhöhen:

1. Für jeden Dienst/Account sollte ein eigenes Passwort verwendet werden
2. Passwörter nur in vorgesehenen Passwort-Managern aufschreiben
3. Zweifaktor-Authentifizierung nutzen, wenn möglich
4. Keine Passwörter ungeschützt weitergeben
5. Regelmäßig überprüfen, ob Passwörter in Datenlecks auftauchen

 

Unser Fazit

Passwörter sind eine der größten Schwachstellen jeder IT-Infrastruktur. Dabei ist ein erweiterter Schutz so einfach umzusetzen, wenn die richtigen Programme, Verhaltensweisen und Methodiken verwendet werden!

IT-Sicherheit wird uns auch in der Zukunft weiterhin und immer mehr begleiten - eine umfassende Aufklärung zu sicherheitsrelevanten To-Dos ist dabei unerlässlich, um gemeinsam weiter den Weg des Fortschrittes entlang zu schreiten.

Sie suchen einen passenden Passwort-Manager für Ihr Büro oder wollen ihre IT-Sicherheit generell auf die Probe stellen? Melden Sie sich gerne bei uns - telefonisch oder per E-Mail sind wir immer für Sie erreichbar!