E-Rechnung ab 2027: Ist Ihre Unternehmenssoftware bereit?

 

Ab 2027 wird die E-Rechnung für viele deutsche Unternehmen verpflichtend. Ein per E-Mail verschicktes PDF genügt dann nicht mehr. Für KMU ist deshalb jetzt der richtige Zeitpunkt, Buchhaltung, Software, Archivierung und interne Abläufe auf den Prüfstand zu stellen.

 

Die nächste Stufe der E-Rechnung rückt näher

Rechnungen werden heute häufig bereits digital verschickt. In vielen Betrieben bedeutet „digital“ allerdings noch immer: Eine Rechnung wird als PDF erstellt, an eine E-Mail angehängt und anschließend beim Empfänger manuell in die Buchhaltung übertragen.

Genau das soll die E-Rechnung verändern. Sie besteht nicht nur aus einem Dokument zum Lesen, sondern enthält die Rechnungsangaben in einem strukturierten Datenformat. Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Beträge, Steuersätze und weitere Angaben können dadurch automatisch in eine Buchhaltungs- oder ERP-Software übernommen werden.

Das reduziert doppelte Dateneingaben, Medienbrüche und mögliche Übertragungsfehler. Bevor diese Vorteile im Arbeitsalltag ankommen, müssen Unternehmen jedoch ihre Systeme und Prozesse entsprechend vorbereiten.

 

Wer ab 2027 handeln muss

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt unabhängig von ihrer Größe und grundsätzlich auch für Kleinunternehmer. Für den reinen Empfang reicht rechtlich bereits ein E-Mail-Postfach aus. Eine Pflicht zur automatischen Weiterverarbeitung besteht nicht.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen:

1. Bis zum 31. Dezember 2026 können alle Rechnungsaussteller weiterhin Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, einfache PDF-Rechnungen verwenden.
   
   
2. Ab dem 1. Januar 2027 greift diese allgemeine Übergangsregel nicht mehr.
   
   
3. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausstellen.
   
   
4. Ab 2028 endet auch diese verlängerte Übergangsfrist.
   
   
5. Für ein Unternehmen, das im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt, bedeutet das in der Regel: Bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen müssen ab Januar 2027 E-Rechnungen ausgestellt werden. Bundesfinanzministerium

Die Verpflichtung betrifft vor allem Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Rechnungen an private Endverbraucher gelten diese B2B-Regelungen nicht. Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Im Einzelfall sollte die Einordnung mit der Steuerberatung geklärt werden.

 

Warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Ein verbreitetes Missverständnis lautet: Wenn eine Rechnung per E-Mail verschickt wird, handelt es sich automatisch um eine E-Rechnung.

Seit 2025 ist das nicht mehr richtig. Ein gewöhnliches PDF enthält zwar eine digitale Darstellung, aber keine verlässlich strukturierten Rechnungsdaten. Eine Software kann den Inhalt deshalb häufig nur über Texterkennung oder manuell gepflegte Regeln auslesen.

Eine E-Rechnung muss dagegen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. In Deutschland sind dafür insbesondere zwei Formate verbreitet:

• XRechnung
  Die XRechnung besteht aus einem strukturierten XML-Datensatz. Dieser ist für die maschinelle Verarbeitung ausgelegt, besitzt aber keine integrierte PDF-Ansicht. Wer eine XRechnung lesen möchte, benötigt daher eine geeignete Software oder einen Viewer. Für B2B-Rechnungen ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich.
  
  
• ZUGFeRD
  ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Menschen können die Rechnung wie ein herkömmliches PDF ansehen, während die Buchhaltungssoftware die hinterlegten Daten verarbeitet.

Wichtig: Bei einer hybriden E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil maßgeblich. Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, gelten die Angaben im strukturierten Teil. Unternehmen sollten daher nicht ausschließlich die sichtbare PDF-Darstellung kontrollieren. Das BMF nennt XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen ausdrücklich als übliche zulässige Formate. BMF-FAQ zur E-Rechnung

 

Ein Postfach allein löst das Problem nicht

Rechtlich kann ein E-Mail-Postfach für den Empfang genügen. Im Unternehmensalltag beginnt die eigentliche Arbeit jedoch erst danach.

Eine eingehende Rechnung muss erkannt, geprüft, freigegeben, verbucht, bezahlt und archiviert werden. Werden XML-Dateien lediglich in einem allgemeinen E-Mail-Postfach gesammelt, entsteht schnell ein neuer Medienbruch. Mitarbeitende müssen Daten dann weiterhin von Hand übertragen oder Rechnungen an verschiedene Stellen weiterleiten.

Ein sinnvoll eingerichteter Prozess sollte deshalb klären:

• Über welche Adresse gehen E-Rechnungen ein?
• Wer prüft neue Rechnungen und deren Absender?
• Kann die Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD importieren?
• Werden Pflichtangaben und rechnerische Zusammenhänge validiert?
• Wie laufen Freigabe und Kontierung ab?
• Wie wird der strukturierte Datensatz archiviert?
• Wie werden fehlerhafte Rechnungen zurückgewiesen oder korrigiert?

Das Ziel sollte nicht nur sein, Dateien empfangen zu können. Die Daten sollten möglichst ohne erneute Eingabe durch den gesamten Rechnungsprozess fließen.

 

Sechs Schritte zur Vorbereitung

1. Eigene Frist bestimmen
   Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung, ab wann Ihr Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss. Entscheidend sind unter anderem Umsatz, Art des Geschäfts und Rechnungsempfänger. Auch bestehende Ausnahmen sollten dokumentiert werden.
2. Rechnungsprozesse erfassen
   Betrachten Sie den gesamten Weg einer Rechnung: von der Leistungserfassung und Erstellung über Versand oder Eingang bis zur Freigabe, Buchung, Zahlung und Archivierung. Dabei zeigen sich häufig Insellösungen, Tabellen und manuelle Zwischenschritte, die bei der Umstellung berücksichtigt werden müssen.
3. Software auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
   Nicht jede ältere Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftslösung kann strukturierte Rechnungen vollständig verarbeiten. Fragen Sie Ihren Anbieter konkret:
   • Kann das System E-Rechnungen erstellen und empfangen?
   • Welche XRechnungs- und ZUGFeRD-Ausprägungen werden unterstützt?
   • Werden eingehende Dateien technisch validiert?
   • Lassen sich XML-Daten direkt in die Buchhaltung übernehmen?
   • Wie werden Formatänderungen und Updates bereitgestellt?
   • Bleibt der ursprüngliche strukturierte Datensatz erhalten?
   • Eine bloße Exportfunktion reicht nicht, wenn der Rechnungseingang und die Archivierung weiterhin manuell bleiben.
4. Format und Übertragungsweg festlegen
   Für viele KMU ist ZUGFeRD praktisch, weil die Rechnung weiterhin als PDF betrachtet werden kann. XRechnung bietet einen konsequent datenorientierten Ansatz und ist im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern bereits verbreitet. Das Gesetz schreibt für B2B-Rechnungen keinen einzelnen Übertragungsweg vor. Neben E-Mail kommen beispielsweise Schnittstellen und Kundenportale infrage. Welche Lösung passt, hängt von Rechnungsvolumen, Geschäftspartnern und vorhandener Software ab.
5. Aufbewahrung richtig organisieren
   Ein- und ausgehende Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form und unversehrt erhalten bleiben.
   Es genügt daher nicht, aus einer XRechnung nachträglich ein PDF zu erzeugen und nur dieses abzulegen. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Zusätzlich müssen die Anforderungen der GoBD und gegebenenfalls weitere handels- oder steuerrechtliche Vorgaben berücksichtigt werden. BMF zur Anpassung der GoBD
6. Vor dem Stichtag testen
   Die Umstellung sollte nicht mit der ersten verpflichtenden Rechnung beginnen. Führen Sie Testläufe mit unterschiedlichen Geschäftsvorfällen durch, beispielsweise Gutschriften, Anzahlungen, verschiedene Steuersätze oder Rechnungen mit Anhängen. Beziehen Sie dabei Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Steuerberatung und IT-Betreuung ein. So werden fehlende Datenfelder, ungeklärte Zuständigkeiten oder Schnittstellenprobleme rechtzeitig sichtbar.

 

Auch die Sicherheit gehört zum Rechnungsprozess

E-Rechnungen beseitigen den klassischen Rechnungsbetrug nicht automatisch. Manipulierte Absender, gefälschte Zahlungsaufforderungen und geänderte Bankverbindungen bleiben ein Risiko.

Unternehmen sollten deshalb klare Kontrollverfahren festlegen. Änderungen von Bankdaten sollten beispielsweise über einen unabhängigen Kommunikationsweg bestätigt werden. Zugriffsrechte auf Rechnungspostfächer und Buchhaltungssysteme müssen begrenzt, technische Schutzmaßnahmen aktuell gehalten und ungewöhnliche Rechnungen nachvollziehbar geprüft werden.

Automatisierung darf nicht bedeuten, dass jede eingehende Datei ungeprüft bis zur Zahlung durchgereicht wird.

 

Mehr als eine gesetzliche Pflicht

Die E-Rechnung ist zunächst eine organisatorische und technische Aufgabe. Richtig umgesetzt kann sie aber deutlich mehr leisten als die reine Erfüllung einer gesetzlichen Vorgabe.

Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich schneller prüfen, automatisch zuordnen und ohne erneute Erfassung verbuchen. Freigabestände werden transparenter und Fehlerquellen reduziert. Gerade für KMU mit begrenzten personellen Ressourcen kann daraus eine spürbare Entlastung entstehen.

Der entscheidende Punkt ist deshalb nicht allein, ob ein Unternehmen im Januar 2027 eine XML-Datei verschicken kann. Entscheidend ist, ob der gesamte Rechnungsprozess zuverlässig, sicher und möglichst medienbruchfrei funktioniert.

Sie sind noch nicht ausreichend auf die neuen E-Rechnungen vorbereitet oder wollen Ihr System prüfen lassen? Melden Sie sich gerne bei uns - wir freuen uns Ihre IT für die Zukunft vorzubereiten!